Fehler bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungsdaten können kostspielig sein. Es gilt Erfassungsfehler, Zeitverzug und Fehlkontierungen zu vermeiden. Wie können Sie ihre Rechnungsbearbeitung optimieren?

Was ist automatisierte Rechnungserfassung?

Die automatisierte Eingangsrechnungserfassung nutzt fortschrittliche Technologien, um einmalige, wie auch wiederkehrende Rechnungen korrekt zu kontieren und spezifische Rechnungsworkflows auszulösen. Nicht in standardisierten Formaten vorliegende Rechnungen werden angelernt, bekannte Standardformate zugeordnet – Es ist in den kommenden Jahren aufgrund von Vorgaben in bereits einigen EU-Staaten ein elektronisches Standardformat in Sicht.

Diese Rechnungsdaten werden über Buchungsfallanalyseroutinen kontiert und die spezifischen Rechnungsworkflows ausgelöst. Dadurch wird der Aufwand erheblich reduziert und die Fehlerquote minimiert.

Vorteile der automatisierten Eingangsrechnungserfassung

1. Effiziente Prüfung und Freigabe

Die Rechnungsfreigabeworkflows sind individuell zu konfigurieren und können nach verschiedenen Kriterien gesteuert werden, wie beispielsweise:

• n-Augenprinzipien

• Betragsgrenzen

• Einbindung externer Partner

Dokumentierte Freigaben sorgen für Transparenz und Nachverfolgbarkeit.

2. Minimierung von Eingabefehlern

Es werden manuelle Eingaben reduziert, das bedeutet Zeitgewinn und Fehlerreduktion.

3. Erkennung von Dubletten

Rechnungsdubletten, die nicht rechtzeitig erkannt werden können zu Mehrfachüberweisungen führen. Intelligente Systeme erkennen und kennzeichnen Dubletten, wodurch Mehrfachzahlungen vermieden werden.

4. Verknüpfung von Dokumenten

Rechnungsdokumente werden dauerhaft mit Workflow, Buchung, Beauftragung, Projekt, Arbeitspaket und damit verbundenen Folgeprozessen wie bspw. Abrechnung verlinkt. Dies erleichtert den Zugriff und die Nachverfolgung.

5. Verkürzung der Durchlaufzeiten

Rechnungsfreigaben können schneller erledigt werden. Der Fokus bei der Bearbeitung liegt nicht auf der Datenerfassung, sondern Prüfung und Aufgabenerledigung.

Integration Projektmanagement

In Kombination mit den Projektmanagement-Tools behalten Sie den Überblick über Budgets, Beauftragungen, zugeordnete Rechnungen, gebuchte Werte und weitere verlinkte Daten.

Fazit

Nutzen Sie die Möglichkeiten der automatisierten Rechnungserfassung mit individuellen Rechnungsworkflows um Ihr Unternehmen auf das nächste Level zu heben und sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.