Profi Lounge
Für Handwerk & Gewerbe
Kommunikation, die was bringt. Und bleibt.
CommentMail
Im Handwerksalltag wird viel gesprochen, vereinbart, entschieden – oft am Telefon, auf der Baustelle oder zwischen Tür und Angel. Was nicht festgehalten wird, kann schnell verloren gehen. Mit der Profi Lounge haben Sie die Kommunikation im Griff. Ob Baustellenanweisung, interne Rückfrage oder Urlaubsplanung.
Mit unserer integrierten Kommunikationsfunktion bleibt jeder im Team auf dem Laufenden, denn: Gute Kommunikation ist, wenn alle wissen, was Sache ist – auch morgen noch.
- Nachrichten & Aufgaben zentral verwalten
- Aufgaben intern verteilen
- Fotos, Notizen, Nachrichten speichern
- Kundengespräche dokumentieren
- Bestellungen dokumentieren und Liefertermine festhalten
- Kein Wirrwarr durch WhatsApp, SMS & Co
- Alle Infos nachvollziehbar gespeichert im elektronischen Akt
- Alles nachlesbar – keine Missverständnisse
-
Kommunikation
-
Information
-
Verlinken
-
Historie
1. Fallbeispiel im Arbeitsalltag
Einfach erklärt am Beispiel des Elektro-Meisterbetriebs Muster.
Ohne Rockware - Lounge:
- Der Chef schreibt Angebote in Word.
- Termine verwaltet die Assistentin in Outlook.
- Die Lagerliste ist eine Excel-Tabelle.
- Rechnungen schreibt die Bürokraft in einem eigenen Programm.
- Niemand weiß genau, wie viel Material da ist oder welcher Kunde schon gezahlt hat.
Mit Rockware - Lounge
- Angebot erstellen: Herr Muster gibt die Kundendaten und gewünschten Leistungen direkt ins ERP-System ein → automatisch wird ein Angebot erstellt.
- Auftrag annehmen: Der Kunde sagt zu → das System übernimmt den Auftrag mit Termin, Materialbedarf und Preisen.
- Material prüfen: Das ERP-System prüft automatisch das Lager: Sind alle Teile verfügbar? Falls nicht → wird direkt eine Bestellung beim Großhändler ausgelöst.
- Mitarbeiter planen: Der Chef sieht im Kalender-Modul, wann welches Team frei ist und plant die Monteure ein.
- Arbeiten vor Ort: die Monteure schauen auf dem Handy nach, sehen den Auftrag und dokumentieren die Arbeit. Fotos, Arbeitszeiten, verbrauchtes Material – alles wird digital erfasst.
- Rechnung schreiben: Nach Abschluss erstellt das ERP-System automatisch die Rechnung, auch mit den erfassten Zeiten und Materialien. Sie geben die Rechnung nur noch frei zum Versand.
- Zahlung & Buchhaltung: Das System erkennt, wenn der Kunde zahlt. Es übergibt die Daten direkt ans Buchhaltungsprogramm oder an den Steuerberater.
2. Fallbeispiel im Arbeitsalltag
Einfach erklärt am Beispiel des Elektro-Meisterbetriebs Muster. Denn klar ist: Was zählt, ist nicht was gesagt wurde – sondern, was belegt werden kann.
Ohne Rockware - Lounge:
Der Kunde ruft an und möchte ein Angebot für neue LED-Beleuchtung in seinem Büro.
- Die Büromitarbeiterin notiert den Wunsch und verspricht einen Rückruf.
- Sie gibt den Zettel „zwischen Tür und Angel“ dem Chef.
- Der Zettel bleibt im Auto. Der Chef vergisst, den Kunden zurückzurufen.
- Nach drei Tagen ruft der Kunde erneut an, ist verärgert über die fehlende Rückmeldung.
- Der Termin wird telefonisch vereinbart und der Monteur erscheint pünktlich beim Kunden.
- Vor Ort fehlen Unterlagen. Der Monteur muss mehrfach telefonieren, um Infos zu bekommen.
- Rückfragen des Kunden erfolgen per Telefon und werden nicht dokumentiert. Keiner weiß später, was genau besprochen wurde.
- Jetzt beginnt die Suche nach dem Kundenvorgang. In Ordnern, Karteien, E-Mail, What´s App etc.
- Eventuell ist noch eine Rückfrage bei KollegInnen notwendig.
- Der Kunde wird dann angerufen und sagt: „Wir hatten doch was anderes vereinbart!“.
- Die Prozedur beginnt von vorne.
Mit Rockware - Lounge
Gute Kommunikation heißt nicht nur reden, sondern auch nachvollziehen können, was besprochen wurde.
- Kundentelefonat? Die Büromitarbeiterin dokumentiert den Kundenwunsch direkt in der Rockware Lounge.
- E-Mail vom Kunden? Inkl. Anhängen & Fotos einfügen, Gespräch festhalten.
- Ein digitaler Kalendereintrag wird erstellt – mit automatischer Erinnerung.
- Der Monteur bekommt den Auftrag direkt auf sein Handy oder Tablet, mit allen Infos.
- Vor Ort kann der Monteur Notizen erfassen, Fotos anhängen und Zusatzbestellungen hinzufügen.
- Der Monteur gibt gemeinsam mit dem Kunden den Arbeitsschein frei.
- Das Büro sieht in Echtzeit, was passiert, und kann den Auftrag sofort abrechnen.
- Jeder Mitarbeiter kann auf die Daten zugreifen und dem Kunden sofort weiterhelfen.
- Alles an einem Ort – für alle nachvollziehbar.
Gut geplant, ist halb gewonnen
Terminplanung und Durchführung
Eingehende Kundenanfragen (Telefon, E-Mail) werden effizient in strukturierte Aufträge umgewandelt. Sie erstellen eine gezielte Einteilung Ihrer Monteure und haben eine flexible Übersicht über die Termine.
- Monteure einteilen
- Teamplanung
- Urlaubsplanung
-
Budgetierung
-
Teamsteuerung
-
Kontrolle
Minutengenau erfassen & korrekt verrechnen
Leistungsaufzeichnung & Leistungsverrechnung
Arbeitszeiten, Materialeinsatz, Fahrtkosten – Leistungen digital auf jedem browserfähigen Endgerät erfassen. In Echtzeit. Ortsunabhängig.
- Zeiterfassung auf einen Klick (im Büro oder direkt auf der Baustelle)
- Material- und Fahrtkosten sofort dokumentieren
- Transparente Abrechnung für Kunden & Betrieb
- Keine Kosten mehr vergessen
- Direkte Datenübernahme in Rechnungen
-
Verrechnung
-
Analyse
-
Kostensicht
-
Projektkontrolle
Finden statt Suchen
Brain Box – Dokumentation & Digitales Archiv
Damit nichts verloren geht: Unternehmen, Projekte, Personen, Verträge, Gespräche, Bilder, Belege, Skizzen, Notizen: Alles, was wichtig ist, ist automatisch digital abgelegt – geordnet, durchsuchbar und jederzeit abrufbar.
- Fotos, E-Mails, Belege digital archivieren
- Baustellenfortschritt einfach dokumentieren
- Jederzeit griffbereit
- Schnelles finden, statt langes Suchen
- Rechtssicher archiviert auf österreichischen Servern
-
Übersicht
-
Information
-
Historie
Zentral, sicher, übersichtlich
Datenverwaltung
Alle Daten zu Kunden, Projekten, Artikeln, Leistungen und Mitarbeitern liegen zentral gespeichert vor – DSGVO-konform und jederzeit aktuell.
- DSVGO-konform
- Jederzeit aktuell
- Betrieb und Sicherung in österreichischen Rechenzentren
-
Kostenkontrolle
-
Teamsteuerung
-
Projektkontrolle
-
Analyse
-
Aufgaben
Kundenbeziehungen, die sich lohnen
EasyCRM
Nie wieder suchen, nie wieder vergessen: mit dem CRM-Modul haben Sie alle Infos zu Ihren Kunden und Projekten sofort zur Hand. Dabei lernen Sie Ihre Kunden noch besser kennen. Neue Geschäftskontakte, zufriedene Bestandskunden und persönliche Betreuung steigern so den Erfolg Ihres Unternehmens.
- Angebote, Rechnungen & Notizen auf einen Blick
- Kontakte, Besuche und Korrespondenzen nachvollziehbar erfasst
- Wartungserinnerungen & Folgeaufträge automatisch planen
- Reparatur- & Kundendienstaufträge verwalten
- Lückenlose Information ermöglicht bessere Beratung
- Marketingaktivitäten steuern & messen
Damit kein Kundenkontakt mehr verloren geht. Kein Suchen mehr – alles da, wenn es gebraucht wird. Neue Geschäftskontakte, zufriedene Bestandskunden und persönliche Betreuung steigern so Ihren Erfolg.
-
Partnerpflege
-
Selektionen
-
Kampagnen
-
Aufgaben
Gezielt, systematisch und nachverfolgbar.
CRM – Was bringt mir das als Unternehmen?
CRM steht für „Customer Relationship Management“, also Kundenbeziehungs-Management. Klingt erstmal nach Bürokratie – ist aber in Wirklichkeit ein praktisches Werkzeug, das hilft, Kundendaten, Aufträge und Kommunikation an einem Ort zu bündeln und das Backoffice zu entlasten. Kurz gesagt: Ein CRM ist wie ein digitales Notizbuch – nur schlauer.
3. Fallbeispiel im Arbeitsalltag
Einfach erklärt am Beispiel des Elektro-Meisterbetriebs Muster.
Ohne Rockware - Lounge:
- Kundin Müller ruft im Büro an und fragt nach einem Angebot für eine Klimaanlagen- Installation.
- Die Mitarbeiterin am Telefon notiert Name, Telefonnummer und Adresse auf einem Zettel und legt diesen auf den Schreibtisch des Chefs. Es herrscht viel Betrieb.
- Der Zettel geht unter oder wird versehentlich mit anderen Papieren entsorgt.
- Drei Tage später ruft Frau Müller nochmals an. Niemand erinnert sich genau, ob sie schon angerufen hatte.
- Der Chef ruft sie zurück, aber die Rufnummer ist unvollständig notiert.
- Als er sie doch erreicht, gibt es kein einheitliches Angebotssystem – er muss ihre Wünsche erneut aufnehmen.
- Der Termin für die Besichtigung wird erst beim dritten Anlauf vereinbart.
- Nach der Installation gibt es keine strukturierte Möglichkeit zur Nachverfolgung oder Dokumentation.
- Ein Jahr später: Die Firma versäumt die Chance, Frau Müller eine Wartung oder neue Produkte (z. B. PV-Anlage) anzubieten.
Mit Rockware - Lounge
- Frau Müller ruft im Büro an. Die Mitarbeiterin erfasst die Daten direkt im CRM-System. Gleichzeitig wird ein Vorgang „Klimaanlage“ angelegt.
- Der Chef sieht den Vorgang sofort auf seinem Tablet oder PC mit allen Infos.
- CRM zeigt ihm sofort alle Aufträge und früheren Projekte.
- Die Kommunikation (Telefonnotizen, E-Mails) wird im System dokumentiert.
- Terminabsprachen und Terminplanung erfolgen per Klick.
- Nach dem Vor-Ort-Termin wird das Angebot erstellt und per E-Mail versendet.
- Bei Beauftragung wird der Montagetermin fixiert.
- CRM erinnert nach 12 Monaten an mögliche Wartung oder Erweiterung des Systems.
Finanzbuchhaltung, die mitdenkt
Finanzbuchhaltung
- Automatisierte Rechnungserstellung & Mahnwesen
- Automatische Verbuchung aller Rechnungen & Gutschriften
- Digitale Belegerfassung & Archivierung
- Automatisierung & Optimierung der Zahlungsprozesse
- Zahlungsvorschläge ermöglichen genaue Planung & Durchführung von Zahlungen
- Analyse offener Posten & Fälligkeiten
- Identifikation optimaler Zahlungszeitpunkte (Skontovorteile nutzen, Liquidität steuern)
- Eingangsrechnungsdaten schnell und automatisiert erfassen. Den Zeitaufwand für manuelle Dateneingabe erheblich reduzieren
Perfekte Vorbereitung für den Steuerberater
Controlling, das vorausblickt
- Projektkosten & Deckungsbeiträge im Überblick
- Analyse von Gewinn und Verlust pro Auftrag
- Klare Entscheidungsgrundlagen für Investitionen
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Weniger Zettelwirtschaft.
- Mehr Übersicht: Wer macht was, wann, womit?
- Schnellere Rechnungsstellung → schneller bezahlt.
- Weniger Fehler beim Einkauf und im Lager.
- Zeitersparnis für Chef und Büro.
-
Budgetprozesse
-
Analyse
-
Controlling
-
Konsolidierung
-
Reporting
Verbinden. Vereinfachen. Abwickeln.
B2B-Lounge
Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit der Profi Lounge. Auftraggeber und Auftragnehmer profitieren vom direkten Datenaustausch auf der gemeinsamen Lounge-Platform, und sparen so Zeit & Geld.
- Artikeldaten immer aktuell
- Einfache Angebotsanforderung und -erstellung
- Digitale Auftragsfreigabe & Fakturierung
- Nahtlose Integration & Übermittlung von Bildern, Leistungsbeschreibungen, Dokumenten
- Klare Prozessübersicht für Auftraggeber & Auftragnehmer
-
Historie
-
Tags
-
Dokumentarten
-
MemoryBox
Starten. Schulen. Freuen.
Bei der Software-Einführung sehen wir uns als Bindeglied zwischen Ihnen & Ihren MitarbeiterInnen. Denn im Mittelpunkt steht für uns der wirtschaftliche Erfolg Ihres Unternehmens und die Motivation der Menschen, die darin arbeiten.
- Persönliche Beratung & Betreuung durch geschulte MitarbeiterInnen
- Gezielte Umsetzungsbegleitung
- Verankerung des neuen Systems in die Unternehmenskultur
- Begleitung des gesamten Veränderungsprozesses auf zwischenmenschlicher Ebene
Mehr schaffen. Weniger Papierkram.
Stellen Sie sich vor, Ihr Betrieb arbeitet wie ein perfekt synchronisiertes Uhrwerk: Alle Geschäftsprozesse greifen reibungslos ineinander. Die Profi Lounge wurde speziell für Handwerksbetriebe entwickelt – vom Ein-Mann-Betrieb bis zum mittelständischen Unternehmen.
Mehr Zeit. Mehr Ertrag.
Die Komplettlösung vereint alles, was Handwerksbetriebe täglich brauchen – ohne unnötigen Schnickschnack, dafür mit maximalem Nutzen. Das spart nicht nur Nerven, sondern auch Kosten. Und gibt Ihnen das zurück, was am wertvollsten ist: Zeit zum Arbeiten.
Holen Sie sich genau dieses Gefühl von Übersicht und Freiheit in Ihr Unternehmen – in Echtzeit – mit wenigen Klicks – jederzeit, von überall (von jedem browserfähigen Endgerät).
Alles drin. Voller Überblick.
Ob kleiner Betrieb oder wachsendes Unternehmen – unsere Software wächst mit Ihnen mit.
